Các công ty môi giới và tổ chức tài chính sử dụng Microsoft 365 Copilot với dữ liệu và hệ thống quan trọng nhất của mình giờ đây có thể yên tâm rằng các sáng kiến của họ có khả năng đáp ứng các yêu cầu tuân thủ mới nhất từ Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch Hoa Kỳ (SEC). Theo các quy định mới của SEC, nhiều công ty dịch vụ tài chính phải lưu giữ hồ sơ chi tiết về các giao dịch và thông tin liên lạc để bảo vệ nhà đầu tư và giúp ngăn chặn gian lận.
Để hỗ trợ khách hàng, vào tháng 12 năm 2024, Microsoft đã hợp tác với công ty tư vấn quản lý hồ sơ Cohasset Associates để công bố một bản đánh giá mở rộng về các dịch vụ Microsoft 365, bao gồm cả Microsoft Copilot và Microsoft Loop. Báo cáo này giúp các công ty tự tin đổi mới với khả năng AI tạo sinh của Copilot và không gian làm việc cộng tác của Microsoft Loop, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định nghiêm ngặt.
Yêu cầu từ các quy định mới của SEC
Các quy định 17a-4 và 18a-6 của SEC đã áp đặt các yêu cầu mới về lưu trữ hồ sơ, tác động đến nhiều công ty. Các quy định này áp dụng cho các nhà môi giới, đại lý và thành viên của các sàn giao dịch chứng khoán quốc gia, yêu cầu một số loại hồ sơ phải được lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định để tạo điều kiện cho các cuộc kiểm tra và giám sát của cơ quan quản lý.
Mục tiêu chính của các quy định này là bảo vệ nhà đầu tư và duy trì tính toàn vẹn của thị trường tài chính bằng cách đảm bảo tất cả các giao dịch được ghi lại đúng cách và có thể được xem xét khi cần thiết. Các yêu cầu chính bao gồm:
- Lưu trữ hồ sơ: Các công ty phải lưu giữ hồ sơ về tất cả các giao dịch, bao gồm xác nhận giao dịch, sao kê tài khoản và thông tin liên lạc với khách hàng.
- Thời gian lưu trữ: Quy định chỉ rõ thời gian phải lưu giữ hồ sơ. Ví dụ, một số hồ sơ cần được giữ lại ít nhất sáu năm, trong đó hồ sơ của hai năm đầu tiên phải dễ dàng truy cập.
- Khả năng truy cập: Hồ sơ phải được lưu trữ theo cách có thể truy cập nhanh chóng khi cần thiết cho các cuộc kiểm toán hoặc điều tra.
Đảm bảo tuân thủ qua đánh giá độc lập
Khi SEC sửa đổi các quy định 17a-4 và 18a-6 vào tháng 10 năm 2022 để theo kịp tiến bộ công nghệ, Microsoft đã mời Cohasset Associates thực hiện một đánh giá độc lập về khả năng tuân thủ của mình. Báo cáo đầu tiên, được phát hành vào tháng 10 năm 2023, đã đảm bảo rằng SharePoint, OneDrive, Microsoft Teams, Exchange và Viva Engage đáp ứng các yêu cầu mới về ghi, lưu trữ và quản lý hồ sơ điện tử ở định dạng không thể ghi đè, không thể xóa.
Bản đánh giá mới nhất của Cohasset Associates là một bản cập nhật, bao gồm các đánh giá chi tiết và khuyến nghị về cách triển khai và cấu hình các kiểm soát trong Copilot và Microsoft Loop để đảm bảo tuân thủ. Ngoài các quy định của SEC, đánh giá này cũng áp dụng cho Quy định 4511 của Cơ quan Quản lý Ngành Tài chính (FINRA) và Quy định 1.31 của Ủy ban Giao dịch Hàng hóa Tương lai (CFTC).
Tuân thủ dễ dàng và hiệu quả hơn với Microsoft Cloud for Financial Services
Giúp các công ty giảm bớt rào cản trong việc đáp ứng các yêu cầu tuân thủ trong khi nắm bắt cơ hội mới thông qua công nghệ là một nguyên lý cốt lõi của Microsoft Cloud for Financial Services. Nền tảng này giúp các công ty thị trường vốn, ngân hàng, công ty bảo hiểm và các tổ chức khác khai thác lợi ích của công nghệ cloud và AI với một nền tảng đám mây chuyên dụng, hệ sinh thái đối tác rộng lớn và các khoản đầu tư toàn diện để thúc đẩy tuân thủ và minh bạch.
Microsoft cung cấp một loạt các giải pháp để giúp các công ty dịch vụ tài chính đảm bảo tuân thủ các quy định trên toàn thế giới, bao gồm:
- Microsoft Purview Compliance Manager: Giúp các công ty đánh giá tình trạng tuân thủ và quản lý các hoạt động liên quan, với các đánh giá được xây dựng sẵn cho nhiều quy định, bao gồm cả các quy định của SEC.
- Immutable storage for Azure Blob Storage: Lưu trữ bất biến cho Azure Blob Storage.
- Preservation Lock: Khóa bảo quản để hạn chế các thay đổi đối với chính sách lưu trữ, giúp các công ty đáp ứng yêu cầu lưu trữ bất biến, đảm bảo hồ sơ không thể bị thay đổi hoặc xóa.
