Bộ phận Đào tạo Kỹ năng Toàn cầu (Global Skilling) của Microsoft đang ứng dụng AI để cải thiện đáng kể các quy trình nội bộ, từ đó mang lại những bài học thực tiễn cho các doanh nghiệp muốn kết hợp AI và chuyên môn con người. Các sáng kiến này giúp tối ưu hóa nghiên cứu, tự động hóa bảo trì nội dung và cá nhân hóa trải nghiệm học tập trên quy mô toàn cầu.
Trong một chia sẻ gần đây, Microsoft đã nêu bật ba sáng kiến AI có tác động lớn nhất mà các doanh nghiệp khác có thể học hỏi. Những dự án này là minh chứng cho việc sử dụng AI không chỉ để làm việc khác đi mà còn để học hỏi theo cách khác, giúp các nhóm vừa đáp ứng được yêu cầu công việc hàng ngày, vừa có thể phát triển quy trình trong thời gian thực.
3 sáng kiến AI tiêu biểu từ Microsoft
1. Tối ưu hóa nghiên cứu, giảm thời gian điều phối
Thách thức: Trước khi xây dựng bất kỳ tài liệu học tập nào, đội ngũ của Microsoft phải tiến hành nghiên cứu sâu rộng, đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bên liên quan và đánh giá hàng loạt tài liệu nội bộ, lộ trình sản phẩm. Đây là một quy trình tốn nhiều thời gian.
Giải pháp AI: Để giải quyết tình trạng này, Microsoft đã thử nghiệm với Researcher trong Microsoft 365 Copilot và các agent AI dựa trên vai trò (persona-based agents) để hỗ trợ giai đoạn nghiên cứu và lập kế hoạch. Quy trình mới diễn ra như sau:
- Researcher tổng hợp tài liệu nội bộ, lộ trình sản phẩm và các tài liệu đào tạo hiện có để tìm ra các chủ đề mới và xác định các lỗ hổng kiến thức. Công cụ này có thể xử lý hàng nghìn trang tài liệu trong vài phút.
- Song song đó, các agent AI mô phỏng quan điểm của các bên liên quan từ các nhóm khác nhau để giúp xác thực ý tưởng trước khi trình bày với những người ra quyết định chính.
Trong suốt quá trình, chuyên gia con người vẫn đóng vai trò dẫn dắt, cung cấp bối cảnh kinh doanh, phân tích kết quả của AI và đảm bảo các mục tiêu kinh doanh rộng lớn hơn được xem xét.
Kết quả là, thời gian cần thiết cho các quy trình nghiên cứu cốt lõi đã giảm từ hai tuần xuống chỉ còn một ngày. Việc tiết kiệm thời gian đáng kể này cho phép đội ngũ chuyển hướng tập trung vào việc định hình chiến lược mạnh mẽ hơn và đẩy nhanh quá trình ra quyết định.
2. Chuyển từ bảo trì thủ công sang cải tiến chất lượng liên tục
Thách thức: Microsoft duy trì hàng nghìn khóa học và môi trường lab cho các công nghệ của mình. Với tốc độ phát triển sản phẩm nhanh chóng, việc giữ cho nội dung học tập luôn chính xác và hoạt động tốt là một thách thức lớn.
Giải pháp AI: Nhận thấy khối lượng công việc bảo trì đang vượt quá khả năng quản lý hiệu quả, đội ngũ đã tích hợp GitHub Copilot vào quy trình của mình. Công cụ này phân tích các kho chứa nội dung, gắn cờ các điểm không nhất quán, xác định các ví dụ lỗi thời và đề xuất cập nhật dựa trên tài liệu mới nhất. Sau đó, GitHub Copilot còn giúp triển khai một số cập nhật được đề xuất, như tạo các mẫu mã mới.
Vai trò của con người là xem xét và tinh chỉnh các đề xuất do AI tạo ra, đánh giá tác động của thay đổi và đảm bảo các bản sửa đổi phù hợp với mục tiêu học tập, tiêu chuẩn bảo mật và khả năng truy cập.
Nhờ đó, đội ngũ đã giảm tới 25% thời gian dành cho việc bảo trì nội dung định kỳ. Với thời gian tiết kiệm được, các thành viên có thể chuyển từ việc cập nhật thụ động sang đổi mới chủ động, chẳng hạn như đánh giá các kỹ năng mới nổi và định hình các module thế hệ tiếp theo.
3. Cung cấp trải nghiệm học tập đa dạng trên quy mô toàn cầu
Thách thức: Đối tượng người học của Microsoft trải rộng khắp các châu lục, nói hàng chục ngôn ngữ và có phương pháp học tập ưa thích riêng. Việc tạo ra trải nghiệm học tập đa phương thức (multimodal), dễ tiếp cận và hòa nhập trong khi phải liên tục cập nhật nội dung là một gánh nặng lớn.
Giải pháp AI: Để hỗ trợ các phong cách học tập và ngôn ngữ khác nhau, Microsoft đang thử nghiệm hai phương pháp:
- Sử dụng các công cụ AI để biến một nguồn nội dung đào tạo duy nhất (như bản ghi phiên họp) thành nhiều định dạng khác nhau như video, podcast và bản tóm tắt.
- Thử nghiệm một công cụ do AI cung cấp không chỉ dịch nội dung mà còn tạo ra các avatar thuyết minh đa ngôn ngữ với khả năng nhép môi (lip-sync) tự nhiên hơn, loại bỏ một trong những yếu tố gây mất tập trung nhất của nội dung lồng tiếng.
Kết quả ban đầu cho thấy Microsoft có thể tiết kiệm tới 15 giờ cho mỗi khóa học được phát triển. Thời gian này được đội ngũ sử dụng cho các công việc đòi hỏi sự tinh tế hơn mà AI không thể làm được, như điều chỉnh các tham chiếu văn hóa và duy trì tiếng nói thương hiệu.
Xây dựng chiến lược AI và kỹ năng cho doanh nghiệp
Những thử nghiệm của Microsoft cho thấy việc tích hợp AI không chỉ là triển khai công cụ mới, mà còn là một hành trình xây dựng các kỹ năng kỹ thuật và con người trong toàn đội ngũ. Khi AI trở thành một phần mở rộng của nhóm, các nhân viên có thể dành ít thời gian hơn cho các công việc lặp đi lặp lại và tập trung nhiều năng lượng hơn vào công việc sáng tạo, định hướng chiến lược, từ đó mang lại những trải nghiệm đặc biệt cho khách hàng và người học.
Các doanh nghiệp có thể tham khảo các ví dụ thực tiễn này từ Microsoft để bắt đầu hành trình chuyển đổi của riêng mình, kết hợp sức mạnh của AI với chuyên môn độc đáo của đội ngũ để tạo ra giá trị bền vững.
